MONOGRÁFIA

ORGANIZACIÓN LINEAL STAFF

El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas.
En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más completo y complejo.
En la organización línea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de líneas se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados.

Criterios para diferenciar línea y staff

Existen dos criterios para distinguir a los órganos de línea y los de staff.

• Relación con los objetivos de la organización. Según ese criterio, las actividades de línea están directa e íntimamente conectadas a los objetivos básicos de la organización o del órgano del cual forman parte, mientras que las actividades del staff están conectadas a ellos indirectamente. Las actividades de linea son básicas y fundamentales de la organización. Los demás órganos serán complementarios y subsidiarios. En general, en las empresas industriales los órganos de producción y ventas son los órganos de línea, pues traducen los objetivos básicos para los cuales la organización está orientada. Casi siempre los órganos de línea, se dirigen hacia el exterior de la organización, donde se sitúan sus objetivos, mientras los órganos de staff son intraorientados, es decir, se dirigen hacia el interior de la organización asesorando a los demás órganos internos, sean ellos de línea o staff. 
• Tipos de autoridad. Los órganos de línea tienen autoridad para decidir y ejecutar las actividades principales o vinculadas directamente a los objetivos de la organización (autoridad lineal). Los órganos de staff, por su lado, tienen autoridad de asesoría, de planeación y control, de consultoría y recomendación (autoridad funcional).

Las cuatro principales funciones del staff son:

• Servicios. Es decir, actividades especializadas, como contabilidad, compras, personal, investigación y desarrollo, procesamiento de datos, propaganda, etc., realizadas y ejecutadas por el staff.
• Consultoría y asesoría. Es decir, actividades especializadas como asistencia jurídica, métodos y procesos, consultoría laboral, etc., que son proveídas por el staff, como orientación y recomendación.
• Monitorear. Significa seguimiento y evaluación de una determinada actividad o proceso sin intervenir en él o influenciarlo. El staff generalmente se encarga del levantamiento de datos, elaboración de reportes e investigaciones, seguimiento de procesos, etcétera.
• Planeación y control. Casi siempre las actividades de planeación y control están delegadas a los órganos de staff. Así, la planeación y el control financiero o presupuestario, la planeación y control de producción, la planeación y controlde mantenimiento de máquinas y equipos, el control de calidad, etc., son actividades que desarrolla el staff.

En los órganos de staff, en la medida que se sube en la escala jerárquica, aumentan las funciones de consultoría, asesoramiento, recomendación, y disminuyen las funciones de prestación de servicios.

Características de la organización línea staff

• Fusión de la estructura lineal con la estructura funcional, con predominio de la primera. En la organización línea-staff existen características lineales y características funcionales simultáneamente. Cada órgano se reporta a un órgano superior; es el principio de la autoridad única o unidad de mando típica de la organización lineal. Sin embargo, cada órgano recibe también asesoría y servicios especializados de diversos órganos de staff.
• Coexistencia entre las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación. En la organización línea-staff existen líneas formales de comunicación entre superiores y subordinados que representan a la jerarquía. Existen también líneas directas de comunicación que conectan a los órganos y al staff y representan la oferta de asesoría y servicios especializados.
• Separación entre órganos operacionales (ejecutivos) y órganos de apoyo y soporte (asesores). En la organización línea-staff existe una separación entre órganos operacionales (línea), que son los órganos que ejecutan las operaciones básicas de la organización y los órganos de apoyo (staff), que son los órganos asesores y consultores que prestan servicios internos. Los miembros de staff se dedican a actividades que requieren estudio e investigación y concentran su atención sobre temas de planeación y solución de problemas del negocio u organización.
• Jerarquía versus especialización. A pesar de la convivencia entre características lineales y funcionales, existe fuerte predominio de los aspectos lineales en la organización línea-staff. La organización línea-staff mantiene el principio de la jerarquía (cadena escalar), es decir, la nivelación de los grados de autoridad lineal, sin echar mano a la especialización. La jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría.

Casi siempre, la autoridad de staff es una autoridad de gabinete, mientras la autoridad lineal es una autoridad de campo, operaciones y ejecución.

Ventajas de la organización línea staff

• Asegura asesoría especializada e innovadora manteniendo el principio de autoridad única. Los órganos de staff proporcionan servicios especializados, factor importante en una era de especialización y competición. Como los especialistas de staff no pueden intervenir en la autoridad de los órganos a los cuales prestan servicio y asesoran, la estructura línea-staff tiene la ventaja de ofrecer un área de asesoría y prestación de servicios, con predominio de la estructura lineal y conservando el principio de autoridad única.
• Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y órganos de staff. Los órganos de línea se responsabilizan por la ejecución de las actividades básicas de la organización (como producir y vender), mientras que los órganos de staff se responsabilizan por la ejecución de servicios especializados (como financiar, comprar, administrar recursos humanos, planear, controlar, etc.).

Desventajas de la organización línea-staff

Existencia de conflictos entre órganos de línea y de staff. Como el asesor staff no tiene autoridad lineal sobre los ejecutores y como el gerente de línea no tiene tiempo ni preparación profesional para especializarse, los conflictos entre línea y staff se caracterizan por:

• El asesor de staff es un técnico con preparación profesional, mientras el hombre de línea es un hombre de práctica, promovido por la experiencia y por los conocimientos adquiridos en el trabajo.
• El asesor tiene mejor formación escolar, pero menor experiencia. El hombre de línea subió en la jerarquía con la experiencia adquirida a lo largo de los años. La diferencia de formación y de edad predispone a un rechazo de las ideas de staff por el personal de línea.
• El personal de línea puede creer que los asesores pretenden robarles parcelas cada vez más grandes de autoridad, con la finalidad de aumentar su prestigio y posición. Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad por los resultados de los planes que presenta. La situación es propicia al conflicto.
• La asesoría representa costos elevados para la empresa, en forma de gastos operacionales y salarios de los especialistas. Surge siempre la preocupación del personal de línea en cuanto a los resultados financieros de la contribución de staff para las operaciones de la empresa. Eso lleva a los asesores apresentar trabajo en forma de planes e ideas en cantidad con la finalidad justificar su costo. Ese conflicto puede ser dañino cuando provoca acciones negativas o saboteadas, como puede ser positivo y útil cuando trae competición sana, deseo de cooperar, acciones positivas, cambio de ideas, etc.

Dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio entre línea y staff. La organización línea-staff puede llevar a inevitables desequilibrios y distorsiones. Los especialistas de staff tienden a forzar sus sugerencias e intentar imponer sus ideas en contra del punto de vista de los órganos asesorados. Eso puede provocar una debilidad de la línea o la línea dividida de autoridad, tan peculiar a la organización del tipo funcional, que puede ser evitada si los especialistas tuvieran su campo de acción bien definido y delimitado. Es difícil alcanzar una situación de equilibrio dinámico y organizado entre línea y staff, de forma que tengan un comportamiento cooperativo e integrador.

Campo de la aplicación de la organización línea-staff

La organización línea-staff es la más aplicada y utilizada forma de organización. La organización permite incorporar especialistas a la organización a un costo razonable, mientras sus servicios son indispensables.

Vídeo de la Organización Linea Staff

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

La organización funcional es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de las actividades o funciones. 

El principio funcional separa, distingue y especializa: es el germen del staff.

Características de la organización funcional

La organización funcional presenta las siguientes características:

• Autoridad funcional o dividida. En la organización funcional existe la autoridad funcional o dividida, que es relativa y se basa en la especialización. Es una autoridad del conocimiento, nada tiene de lineal, jerárquica o de mando. Cada subordinado se reporta a muchos superiores simultáneamente, aunque le reporta a cada uno de ellos sólo en los temas de sus especialidades. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, pero la autoridad parcial o relativa, deriva de su especialidad. Eso representa total negación del principio de unidad de mando o supervisión única.
• Líneas directas de comunicación. Las comunicaciones entre los órganos o cargos de la organización se efectúan directamente, sin necesidad de intermediación. La organización funcional busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
• Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados que posean conocimiento necesario para implementarlas mejor. No es la jerarquía, sino la especialidad la que promueve las decisiones. La organización funcional se caracteriza por la descentralización de las decisiones, es decir, por el desplazamiento y distribución de las decisiones para los órganos o cargos adecuados para su toma de decisión e implementación.
• Énfasis en la especialización. La organización funcional se basa en la superioridad de la especialización de todos los órganos o cargos, en todos los niveles de la organización. Existe una separación de las funciones de acuerdo con las especialidades involucradas. Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad para la organización. Las responsabilidades son delimitadas según las especialidades.

Ventajas de la organización funcional

La organización funcional tiene algunas ventajas son:

• Proporciona el máximo de especialización en los diversos órganos o cargos de la organización. Eso permite a cada órgano o cargo concentrarse total y únicamente sobre su trabajo y su función, libre de todas las demás tareas secundarias o subsidiarias.
• Permite la mejor supervisión técnica posible, sin intermediaciones, más rápidas y menos sujetas a distorsiones de transmisión. Permite contactos directos entre los órganos o cargos interesados, sin necesidad de seguir los canales formales e indirectos de comunicación.
• Separa funciones de la planeación y de control de las funciones de ejecución. Existe una especialización de la planeación y del control, así como de la ejecución, permitiendo plena concentración en cada actividad, sin necesidad de dirigir la atención hacia los demás. El órgano que hace la planeación lo hace para todos los demás órganos. El órgano que ejecuta sólo hace la ejecución. Cada órgano realiza específicamente su actividad, sin tener que acompañar a los demás.

Desventajas de la organización funcional

• Dilución y consecuente pérdida de autoridad. La sustitución de la autoridad funcional (relativa o dividida) trae como consecuencia una enorme dificultad de los órganos o cargos superiores en controlar el funcionamiento de los órganos o cargos inferiores.
• Subordinación múltiple. La organización funcional trae problemas en cuanto a la delimitación de las responsabilidades. No siempre los órganos o cargos saben exactamente a quien recurrir para solucionar determinados temas o problemas. Eso lleva a la pérdida de tiempo y a confusiones imprevisibles.
• Tendencia a la competencia entre los especialistas. Como los diversos órganos o cargos se especializan en determinadas actividades, su tendencia es imponer a la organización su punto de vista y su enfoque. Eso lleva a una pérdida de la visión de conjunto de la organización y a una tendencia a defender su punto de vista en contra de los demás especialistas.
• Tendencia a la tensión y conflictos dentro de la organización. La competitividad y la competencia, aliadas en la pérdida de la visión de conjunto de la organización, llevan a la divergencia y a la multiplicidad de objetivos, que pueden ser antagónicos y crean tensiones y conflictos entre los especialistas. A pesar de trabajar juntos, éstos pueden sentirse adversarios, defendiendo posiciones antagónicas y contrarias, haciéndose presas de resentimientos y de frustraciones.

Campo de aplicación de la organización funcional

A pesar de que la organización funcional a tenido grandes intentos en gran escala por los defensores de administración científica, ha fracasado en muchos casos. El múltiple managament, introducido por los ingenieros estadounidenses trajo problemas de coordinación y control. Inclusive la capacitación del personal y el sentido común no logran evitar la confusión con las líneas divididas de autoridad.

La organización funcional debe restringirse a los siguientes casos:

• Cuando la organización, por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien relacionados, reportándose a un dirigente eficaz y orientado hacia objetivos comunes muy bien definidos y colocados.
• Cuando en determinadas circunstancias la organización delega, durante un cierto periodo, autoridad funcional a algún órgano especializado sobre los demás, con el fin de implantar alguna rutina o procedimiento para así evaluar y controlar alguna actividad.

Video de Organización Funcional

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ORGANIZACIÓN LINEAL

La organización de tipo lineal constituye la forma estructural más simple y más antigua. Se origina en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.

La denominación lineal obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y de responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal en la que cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, puesto que las líneas de comunicación se establecen con rigidez. Es una forma de organización encontrada en las pequeñas empresas o en los estados iniciales de las organizaciones, pues sus funciones básicas o primarias generalmente aparecen en primer lugar, pasando así a constituir el fundamento de la organización. Se basa en el principio de unidad de mando.

Sus características principales son la autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, la centralización de las decisiones y su configuración claramente piramidal.

Ventajas de la organización lineal

• Estructura simple y de fácil comprensión: Debido a la cantidad relativamente pequeña de órganos o cargos, en la cúspide sólo hay un órgano o cargo centralizador, y el subordinado, y el subordinado sólo se relaciona formalmente con su supervisor. Las opciones de comunicación y de relaciones formales son mínimas y, por lo tanto, restringidas, simples y elementales.
• Clara delimitación de las responsabilidades de los órganos y notable precisión de la jurisdicción: ningún órgano o cargo interviene en área ajena, de modo que se delimitan claramente las atribuciones y responsabilidades.
• Facilidad de implantación: La organización lineal ofrece facilidad en su funcionamiento, control y disciplina. El pequeño número de relaciones formales, la estructura simple y la clara delimitación de las responsabilidades eliminan cualquier dificultad en hacer funcionar ese tipo de organización.
• Estabilidad: Permite el funcionamiento de la organización, gracias a la centralización del control y de las decisiones, de un lado, y la estricta disciplina garantizada por la unidad de mando, de otro.
• Tipo de organización indicado para pequeñas empresas: Tanto por la operacionalización como por la economía de su estructura simple.

Desventajas de la organización lineal

• Estabilidad y constancia de las relaciones formales: Pueden llevar a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal, dificultando la innovación y la adaptación de la organización a nuevas situaciones o condiciones externas. Como las relaciones formales no cambian, la tendencia hacia el mantenimiento del status quo y hacia el continuismo se hace inevitable. La organización lineal no responde a los cambios rápidos y constantes de la sociedad moderna.
• Autoridad lineal basada en el mando único y directo: Puede transformarse en autocrática provocando rigidez en la disciplina, limitando y dificultando la cooperación y la iniciativa de las personas.
• La organización lineal exagera la función de jefatura y de mando: Pues presupone la existencia de jefes capaces de hacer todo y saber todo. Los jefes se vuelven multidisciplinarios, portadores de todas decisiones y órdenes que vengan de la cima de la organización y transmisores de toda la información que vengan de la base de la organización. Cada jefe es una especie de “cuello de botella” de entrada y salida de comunicaciones en su área de actuación por poseer el monopolio de las comunicaciones.
• La unidad de mando hace al jefe multidisciplinario, quien no puede especializarse en nada: Además del excesivo énfasis en la jefatura, la organización lineal impide la especialización, pues acumula en los jefes todos los temas posibles dentro de la organización.
• A medida que la empresa crece, la organización lineal provoca el congestionamiento de las líneas formales de comunicación: Principalmente en los niveles de la cúpula de la organización, que centralizan las decisiones y el control, una vez que no utilizan asesoría auxiliar.
• Las comunicaciones, por ser lineales, se vuelven lentas: Sujetas a intermediarios y distorsiones.

Campo de aplicación de la organización lineal

1. En la empresa pequeña y que no requiere ejecutivos especializados en tareas técnicas.
2. En las etapas iniciales, después de la creación de la empresa.
3. Cuando las tareas de la organización son estandarizadas, rutinarias y con raras modificaciones, permitiendo concentración de las actividades repetitivas, una vez que la estructura es estable y permanente.
4. Cuando la rapidez en la ejecución del trabajo es más importante que la calidad del trabajo.
5. Cuando la organización invierte en consultaría externa y obtiene servicios externos en lugar de crear órganos internos de asesoría.

Vídeo de Organización Lineal